Onlangs hadden we het nog over het belang van de voorbereiding van uw evaluatiegesprek. Tijdens zo’n evaluatiegesprek wordt er echter ook aan beide kanten feedback gegeven, liefst zo nuttig en constructief mogelijk. Het is dan ook van belang dat u weet hoe u te werk moet gaan om die feedback te geven en te ontvangen. Of u nu leidinggevende of medewerker bent: deze tips zullen vast hun nut bewijzen.
Wat is feedback en wanneer wordt die van u verwacht?
Feedback is een boodschap over de werkwijze of de prestaties van een individu, die cruciaal is voor elke vorm van samenwerking. Feedback gaat over alle aspecten van de uitoefening van de functie en heeft als doel het succes van toekomstige uit te voeren opdrachten, in plaats van de gerealiseerde prestaties te corrigeren. Het is dus de bedoeling dat de ontvanger nieuwe energie vindt om zijn doelstellingen te bereiken en zijn werkpunten te realiseren.
Opgelet: Feedback is geen oordeel over een persoon, maar gaat over het aanpassen van zijn of haar manier van werken. Nuttige feedback gaat over wat een persoon doet, niet over wie hij of zij is.
Feedback kan constructief of destructief zijn.
- Constructieve feedback versterkt het zelfvertrouwen, biedt opties en moedigt de ontwikkeling van de persoon aan. Het is dus belangrijk om deze te geven en te ontvangen.
- Feedback kan destructief worden als hij wordt gegeven zonder nadenken, de medewerker met een negatief zelfbeeld opzadelt en niets bijbrengt.
Daarom kan feedback enkel gegeven worden als er genoeg vertrouwen en zekerheid heerst tussen degene die hem geeft en degene die hem ontvangt.
Hoe geeft u feedback?
- Iedereen houdt van felicitaties. Leg het accent dus op de successen, kwaliteiten, bereikte doelstellingen en troeven van de persoon aan wie u feedback geeft.
- Begin bij de positieve punten en formuleer vervolgens suggesties over wat beter kan.
- Geef de feiten weer op een objectieve manier. Wees concreet en specifiek. Kom met concrete voorbeelden.
- Leg de gevolgen van die feiten uit voor uzelf, het team of de onderneming. Zo zal de ontvanger de impact van zijn gedrag en acties inzien.
- Geef feedback die toepasbaar is op aspecten die verbeterd kunnen worden, en alleen hierover.
- Formuleer uw feedback in de eerste persoon enkelvoud. Als u het over ‘ik’ hebt en niet over ‘jij’, zal de ontvanger zich niet bedreigd voelen.
- Verzeker u ervan dat uw feedback goed begrepen is en vraag, indien nodig, de ontvanger om te herformuleren wat u net gezegd hebt.
- Neem uw tijd om na het onderhoud op papier te zetten wat er gezegd is en dit te laten valideren door de ontvanger. Dat vermijdt niet alleen misverstanden, het is ook een goede basis om later terug te komen op wat er beslist is.
Hoe ontvangt u feedback ?
- Feedback ontvangen over uw werk is nooit makkelijk. Iedereen wil graag gefeliciteerd worden, kritiek ontvangen ligt een pak moeilijker.
- Luister eerst en vooral naar de feedback zonder uw gesprekspartner te onderbreken.
- Durf daarna ook vragen stellen. Als sommige van de opmerkingen die u hebt gekregen u niet duidelijk of rechtvaardig lijken, vraag dan meer uitleg of concrete voorbeelden.
- Probeer kalm te blijven en uw emoties te beheersen, zelfs al is dat niet altijd gemakkelijk. Reageer op de volledige boodschap, en niet op details. Ga vooral niet in discussie en laat u niet in het defensief dringen.
- Vat na het ontvangen van de feedback samen wat er gezegd is. Aarzel niet om controlevragen te stellen.
Gondola People
Dit artikel is afkomstig van onze website Gondola People. Bent u op zoek naar een nieuwe job of rekruteert u personeel?