Gondola People Beter leven in open space

Door de scheidingswanden tussen de bureaus neer te halen, proberen bedrijven de onderlinge communicatie tussen de verschillende afdelingen te bevorderen. Maar voortdurend rinkelende telefoons, komen en gaan van mensen en geanimeerde gesprekken tussen collega’s, kunnen ervoor zorgen dat het werk verstoord wordt, mensen vermoeid raken en er dus een daling is van de productiviteit. Moeten we dat dan allemaal zomaar ondergaan? Zeker niet! Enkele eenvoudige praktische afspraken en wat goede wil kunnen het samenleven danig vergemakkelijken… en ervoor zorgen dat werken in open space voor iedereen een verrijkende ervaring is. Hierbij wat goede raad.

Heb respect voor elkaar

Om de voordelen van het werken in open space volledig tot hun recht te laten komen, is het sleutelwoord respect. Respect voor de mensen rondom u, natuurlijk, maar ook respect voor het concept zelf. In de meeste bedrijven waar de open space geïntegreerd werd, werd de aanzet ervoor gegeven om een behoefte in te vullen, en dus niet louter om te besparen. Zijn werkplek kunnen kiezen in functie van wat men op dat moment aan het doen is, komt het functioneren van het geheel ten goede. Collega’s die toch steevast op dezelfde plek gaan zitten, brengen de goede werking van het systeem in gevaar en sluiten zichzelf tegelijk uit van de voordelen die het biedt.

Er wordt immers vaak gepraat over de nadelen die het heeft, maar veel minder over de voordelen. De taken van de werknemers zijn tegenwoordig steeds diverser. Voor sommige zijn vergaderingen nodig, en moet er in team worden gewerkt. Andere vergen veel concentratie en vertrouwelijkheid. Een flexibele en moduleerbare werkplek draagt dus bij tot meer efficiëntie.

Isoleer geluidspieken

Ook al zijn de meeste werknemers er ondertussen aan gewend, zorgt de open space toch nog voor wrijvingen, vooral wat betreft lawaai en concentratiemogelijkheden. Wanneer de werkomgeving echter op de goede manier wordt gebruikt, zou open space een kalme plek moeten zijn. Activiteiten die voor geluidspieken zorgen moeten immers uit de open space worden gehaald, en verplaatst naar plekken waar in alle vrijheid kan geconverseerd worden en er dus geen hinder door ontstaat. Informatie inwinnen over een dossier of klant, even wat toelichting vragen bij een punt dat op een vergadering ter sprake kwam… Wanneer meer dan enkele woorden met een collega moeten worden gewisseld, is het best zich even af te zonderen op een plek waar niemand gestoord wordt.

Ook telefoneren zonder dat alle collega’s ongevraagd en ongewild moeten meeluisteren is mogelijk. In open space is het noodzakelijk om op gedempte toon te praten. We praten aan de telefoon niet zoals wanneer we rechtstreeks converseren. Als u verschillende lange gesprekken te voeren hebt is het best deze te groeperen en u hiervoor in een gesloten zaal af te zonderen, zodat u de collega’s niet hindert. Naast de telefonische gesprekken die u voert kan ook het rinkelen van uw telefoon voor wrevel zorgen bij uw directe buren. Denk er dus aan om het geluid zo stil mogelijk te zetten en de trilfunctie te gebruiken.

Houd rekening met de momenten van beschikbaarheid van uw collega’s

De open space zorgt ervoor dat er makkelijk kan gecommuniceerd worden: iedereen is zichtbaar en nabij, en er moeten geen deuren geopend worden om met iemand te gaan praten. Maak daar echter geen misbruik van. Wanneer u zich bijvoorbeeld moet verplaatsen om enkele kopieën te gaan nemen, is de verleiding soms groot om onderweg even bij de ene of de andere halt te houden om wat te kletsen. Denk eraan dat het feit dat u even tijd hebt, niet per se betekent dat dat ook voor uw collega het geval is. Hetzelfde geldt voor ’s morgens, wanneer mensen één na één binnenkomen. Even goeiedag zeggen is natuurlijk geen probleem, maar begin niet al uw activiteiten van de vorige dag op te lijsten. Het omgekeerde geldt ook: wanneer u bijvoorbeeld met een belangrijk dossier bezig bent, en een collega heeft u net op dat moment voor iets nodig, kunt u gerust laten weten dat u nog een zekere tijd bezig zal zijn, maar daarna met plezier wil helpen. Stel uw grenzen en wees assertief. Als u het ludiek wil houden kan u bijvoorbeeld gebruikmaken van een klein gadget, zoals een vlagje bijvoorbeeld, om aan te geven dat u op dat ogenblik bezig bent. Een geluiddempende koptelefoon of oortjes met (zachte) muziek kunnen eveneens handig zijn om u af te schermen van lawaai en tegelijk aan te geven dat u liever niet gestoord wordt.

Samengevat…

• Zorg ervoor dat u zich de do’s and don’ts van werken in open space eigen maakt.
• Kies uw werkplek in functie van uw activiteiten. Aarzel niet om verschillende keren per dag van plaats te wisselen.
• Hou de individuele bureaus of vergaderzalen niet langer bezet dan nodig. Gebruik ze enkel wanneer het echt nodig is.
• Zoek een gesloten ruimte op wanneer u lange gesprekken moet voeren.
• Denk eraan om het geluid van uw telefoon zo stil mogelijk te zetten en de trilfunctie te gebruiken.
• Wanneer u voor een bepaalde taak heel geconcentreerd moet blijven, kunt u kiezen voor telewerk. Wanneer dat niet mogelijk is, kunt u zich afzonderen in een aparte ruimte. Het is ook mogelijk om gebruik te maken te maken van een geluiddempende koptelefoon of oortjes met (zachte) muziek.
• U moet met een of meerdere collega’s overleggen? Begeef u dan zeker naar een afgezonderde ruimte.
• Respecteer uw collega’s, maar ook uzelf. Stel uw grenzen en wees assertief.