Gondola People Mieux vivre en open space

En faisant tomber les cloisons des bureaux, les entreprises souhaitaient améliorer la communication entre les services. Mais entre les sonneries de téléphone, les va-et-vient et les conversations que l’on entend sans écouter, l’open space peut être synonyme de source de perturbations dans le travail, de fatigue et peut générer une baisse de la productivité. Est-on condamné à subir cette proximité sans pouvoir rien modifier ? Certainement pas ! De simples astuces pratiques et quelques règles de savoir-vivre peuvent faciliter les relations au quotidien... et permettre de tirer parti des effets positifs de l’open space. Quelques conseils….

Respect est le maître-mot

Pour bien travailler en open space, la première notion à bien intégrer est celle du respect. Le respect des personnes, bien sûr, mais aussi le respect du concept. Dans la majorité des entreprises, le concept d’open space a été mis en place pour répondre à des besoins et pas uniquement pour faire des économies. Choisir son poste de travail en fonction de son activité du moment est essentiel au bon fonctionnement. Les collègues qui s’installent toujours à la même place entravent le bon fonctionnement du système en se privant par la même occasion de ses avantages.

Car si l’on parle souvent des inconvénients de l’open space, on oublie un peu trop vite ses avantages. Les tâches journalières des travailleurs sont de plus en plus variées. Certaines tâches nécessitent des réunions et un travail en équipe, d’autres beaucoup de concentration et de confidentialité. Un environnement de travail flexible et modulable permet de travailler plus efficacement.

Isoler les pics de bruit

Même si de plus en plus de travailleurs s’y sont faits, l’open space génère tout de même des insatisfactions, notamment en termes de bruit et de concentration. Pourtant, lorsque les lieux de travail sont utilisés à bon escient, l’open space doit être un endroit calme. Les pics de bruit doivent « sortir » de l’open space et migrer vers des endroits où les activités peuvent être effectuées sans nuire au calme de l’open space. Petit point informel sur un dossier ou un client, demande de précision sur une question évoquée en réunion... Dès que l’on échange plus de quelques mots, on doit s’isoler dans une salle annexe.

De même, parler au téléphone sans en faire profiter ses collègues est possible. En open space, il faut s’entraîner à parler à demi ton. On ne parle pas au téléphone comme lors d’une conversation en face à face. Si vous êtes amené à passer de longs appels, essayez de les regrouper et de vous isoler dans une salle pour ne pas déranger votre entourage. Au-delà de vos conversations téléphoniques, la sonnerie de votre téléphone peut être une source d’agacement pour vos voisins. Pensez donc à programmer celle-ci au plus bas et à mettre votre portable sur vibreur.

Respecter les disponibilités de son entourage 

L’open space facilite l’entrée en communication : on voit tout le monde d’un simple coup d'œil, il n’y a pas de porte à pousser pour aller discuter. Mais attention à ne pas abuser de cette possibilité. Si vous vous déplacez pour faire des photocopies, vous pouvez être tenté de profiter de cette pause pour échanger quelques nouvelles avec vos collègues. Mais il faut toujours se souvenir que ce n’est pas parce que vous êtes disponible que les autres le sont. Il en va de même le matin, lorsque tout le monde arrive au compte gouttes. Cela n’empêche pas de conserver un bonjour poli, mais sans s’attarder. A l’inverse, si un collègue vous sollicite alors que vous travaillez sur un dossier important, n’hésitez pas à lui dire poliment que vous serez occupé pendant encore X temps, mais que vous l’aiderez volontiers après. Posez vos limites et soyez assertif. Vous pouvez aussi utiliser un petit gadget – comme un petit drapeau par exemple – pour signaler que vous êtes actuellement occupé. Utiliser un casque antibruit ou écouter de la musique calme avec des écouteurs peut aussi vous aider à vous isoler du bruit et à indiquer que vous ne souhaitez pas être interrompu.

En bref…

• Connaissez et comprenez le fonctionnement du travail en open space.
• Choisissez votre lieu de travail en fonction de vos activités. N’hésitez pas à bouger plusieurs fois au cours de la journée.
• Ne « squattez » pas les bureaux individuels ou les salles de réunion. Utilisez-les uniquement si vous en avez vraiment besoin.
• Pour passer de longs coups de téléphone, isolez-vous.
• Réglez la sonnerie de votre téléphone au plus bas et mettez votre portable sur vibreur.
• Lorsqu’une tâche requiert un haut degré de concentration, optez pour le télétravail. Si ce n’est pas possible, isolez-vous dans un bureau individuel. Vous pouvez aussi utiliser des écouteurs ou un casque antibruit.
• Vous échangez à plusieurs ? Travaillez impérativement dans une salle annexe.
• Respectez vos collègues, mais respectez-vous également. Posez vos limites et soyez assertif.