Aanwervingen, personeelsbeheer, vormingen, verloven, evaluaties… in grote bedrijven is het werk van het HR-departement vaak enorm. Carrefour wou af van enkele tijdrovende bezigheden waardoor de HR-staf zich zou kunnen concentreren op de opdrachten die meer toegevoegde waarde hebben voor de medewerkers, en besloot zijn HR-processen te digitaliseren. Carole Delava, verantwoordelijk voor dit grootse project genaamd ‘Success Factors’, vertelt ons meer daarover.
“In het kader van evoluties en digitale transformatie, wou de HR-afdeling van Carrefour al lang evolueren naar digitale oplossingen”, steekt Carole Delava van wal. “Heel wat van onze processen, zoals het beheer van persoonsgegevens, evaluaties, aanvragen tot vormingen en aanwervingen, werden nog op papier beheerd. Heel wat documenten moesten dus voortdurend overgedragen, gesigneerd, gescand, opgestuurd en in het systeem ingegeven worden.” Ter illustratie van haar discours, haalt Carole Delava de 29 000 studentenovereenkomsten aan die in 2019 werden afgesloten. Niet minder dan 5 voltijdse medewerkers waren daar een heel jaar lang mee bezig. “Daar waren bovendien nog een groot aantal andere mensen bij betrokken, zoals de store managers, de regionale HR Business Partners, de hele HR-afdeling, het sociaal secretariaat… Wat leidde tot heel wat administratief werk met alle kansen op vergissingen die daarmee gepaard gaan. De processen waren bovendien noch flexibel noch transparant. Dat gold evenzeer voor de HR-dienst als voor de werknemers zelf.”
Carrefour heeft dus beslist om de koe bij de horens te vatten en daarom het ‘Success Factors’-project, dat de HR-processen moest digitaliseren, op de rails te zetten.
3 grote pijlers die tot evolutie moesten leiden
“De digitale transformatie was gebaseerd op drie pijlers”, legt de projectverantwoordelijke uit. “We zijn vertrokken vanuit een audit van de bestaande HR-processen: waren deze nog nuttig en up-to-date of moesten we ze herzien of afschaffen?. We dachten ook na over de tools die we zouden nodig hebben om die processen te ondersteunen en over de organisatie. Een reorganisatie was duidelijk aan de orde, maar hoe gingen we die aanpakken en communiceren naar de medewerkers?”
De eerste fase bestond uit het organiseren van workshops waarin alle HR-processen van het bedrijf geëvalueerd werden. “Dit was een heel belangrijke stap, die ons toeliet te beseffen dat sommige van onze processen voorbijgestreefd waren. Zo hebben we bijvoorbeeld besloten om de jaarlijkse evaluatiegesprekken te vervangen door voortdurende feedback voor medewerkers die daar behoefte aan hebben, omdat ze bijvoorbeeld een nieuwe functie hebben gekregen of van functie veranderd zijn. Of omdat ze hun potentieel verder willen exploiteren. Ook onze aanwervingsprocessen werden volledig herzien. Vandaag moeten alle kandidaturen worden ingediend via onze arbeidssite. Zo vinden we iedereen die ooit heeft gesolliciteerd terug in onze database. Ze krijgen gegarandeerd een antwoord en hun kandidatuur wordt ook op lange termijn opgevolgd. Dit is ongetwijfeld een troef voor Carrefour, dat hiermee zijn imago versterkt”, legt Carole Delava ons verder uit.
Tegelijkertijd heeft Carrefour het best mogelijke instrument in huis gehaald door voor deze transformatie een beroep te doen op SAP ‘Succes Factors’. “Vroeger gebruikten we verschillende programma’s, die onderling niet altijd een link hadden. ‘Success Factors’ herneemt alle HR-aspecten op een volledig geïntegreerde manier op één enkele plek. Alles bevindt zich in de cloud, waardoor je er altijd en op elk ogenblik aankan. Dit betekent niet alleen tijds- en efficiëntiewinst, maar ook transparantie en een positieve impact op het milieu dankzij een enorme besparing op papier. Dat was niet meer dan logisch, aangezien we al werkten met SAP. ‘Success Factors’ is bovendien ook toegankelijk op mobiele toestellen. De meeste van onze medewerkers werken in onze verkooppunten overal in België en niet op de zetel. Dat vormde op zich een belangrijk keuze-argument”, vervolgt ze. De personeelsleden van de Carrefour-winkels hadden tot dan toe immers geen digitale toegang tot het netwerk. Ze hadden geen computer, geen Carrefour- e-mailadres, geen toegang tot intranet… Kortom, het was heel moeilijk om met hen een tweerichtingscommunicatie op te zetten. “De digitalisatie en het gebruik van het smart device zijn dus ook tools voor sociale cohesie”, voegt Carole Delava daar nog aan toe.
De laatste grote stap in het proces was het uitleggen aan de medewerkers van het project, en hen vervolgens te betrekken en uit te rusten met het nodige materiaal. In de praktijk heeft elke medewerker de kans gekregen om een smart device te bestellen of de ‘Success Factors’-app te downloaden op zijn eigen apparaat. Tussen juni en november 2019 werden er vormingen op touw gezet om de medewerkers te begeleiden. Niet iedereen was immers digitaal geletterd.
Een eerste positief resultaat
“Zelfs al was het voor sommigen een moeilijk begin, zijn de eerste resultaten toch positief”, verzekert Carole Delava ons. “Net als bij elke verandering, hebben we te kampen gehad met weerstand. Tot op dat moment beschikten onze werknemers niet over smart devices, en lukte hun werk ook zonder heel goed.” Toen de langetermijnstrategie en de doelstellingen die daarmee verband houden hen duidelijk werden uitgelegd, accepteerden ze de tool gemakkelijker. In het overtuigen van de medewerkers wat het nut van de tool betrof, bleek de betrokkenheid van de winkeldirecteurs cruciaal. De projectverantwoordelijke gaat verder: “Algemeen gesproken zijn we erg tevreden over de manier waarop de tool werd aanvaard. De medewerkers stonden hier zeker voor open, maar hadden vooral praktische bezorgdheden. We zijn ervan overtuigd dat ze er in de toekomst nog meer gebruik van gaan maken. Ze zullen ‘Success Factors’ op termijn immers moeten consulteren om hun uurroosters te bekijken, hun verlof aan te vragen en nog veel meer.” Carrefour heeft met dit doel een nieuwe HR-helpdesk opgericht. Het ‘People Service Center’ zal op een gecentraliseerde en efficiënte manier de HR-vragen van het personeel beantwoorden. “De vragen die we ontvangen laten ons toe ons te verbeteren en sommige punten te verhelderen, vooral wat vragen betreft die blijven terugkomen. Het ‘People Service Center’ zal ons ook toelaten om op een relevante manier te rapporteren, KPI’s te bepalen en tal van gegevens te analyseren waar we tot nu toe geen toegang toe hadden. Door een groot deel van het tijdrovende administratieve werk te schrappen, kunnen we ons ook concentreren op taken die meer toegevoegde waarde bieden voor het personeel.”
Een werk van lange adem
Er zal natuurlijk de nodige tijd overheen gaan voor alles helemaal op rolletjes loopt. Carrefour is in 2017 begonnen met het denkproces, sinds het voorjaar 2019 is het eerste deel van de tool geïmplementeerd. “Vandaag zijn alle medewerkers uitgerust en beschikken ze over de modules ‘vormingen’ en ‘prestaties’ via de ‘Success Factors’-app”, legt Carole Delava uit. Met hun smart device hebben die medewerkers voortaan toegang tot een aantal functies, zonder dat ze daarvoor langs hun manager moeten passeren. “De andere HR-modules zullen begin 2020 geïmplementeerd worden. De migratie gaat in één keer gebeuren, het is dus cruciaal dat dat op een goede manier verloopt.” Eens alles in werking getreden is, zal elke medewerker volledige toegang hebben tot zijn HR-dossier en zicht krijgen op een aantal dingen die daarvoor niet toegankelijk waren. Met die digitalisatie wil Carrefour nog verder gaan… “Je schrijft je niet alle dagen in voor een vorming of vraagt niet voortdurend ouderschapsverlof aan. Naast de HR-aspecten is de doelstelling in de komende maanden en jaren het ontwikkelen van nieuwe operationele tools, zoals voorraadbeheer, inventarisering, elektronisch badgen en ga zo maar door. Het smart device moet een tool worden voor samenwerking”, besluit Carole Delava.
Gondola People
Dit artikel is afkomstig van onze website Gondola People. Bent u op zoek naar een nieuwe job of rekruteert u personeel?