Publi-reportage 5 étapes pour un plan de travail de la culture de la sécurité alimentaire et de la qualité

Dans le document technique ‘La culture de la sécurité alimentaire : la base de l'existence’, nous offrons un guide détaillé pour établir une bonne culture de la sécurité alimentaire. Mais comment mettre cela en pratique ? Suivez ces 5 étapes et obtenez une bonne culture de la sécurité alimentaire et de la qualité au sein de votre entreprise.

1. Effectuez une mesure de base

Créez un questionnaire

Pour déployer un bon plan de culture, commencez par une mesure de base. Cette mesure vous aide à établir un point de départ et à comprendre l'impact des mesures d'amélioration. Vous pouvez par exemple effectuer une mesure de base à l'aide d'un questionnaire. Les résultats donnent un aperçu de la culture de l'entreprise en matière de sécurité alimentaire et de qualité. Commencez par déterminer les indicateurs à étudier avant de rédiger le questionnaire. Quels facteurs exercent une certaine influence ou peuvent donner des informations sur la culture de votre entreprise ? Pensez à des sujets tels que l'engagement, le leadership ou la communication et posez des questions en rapport avec ceux-ci. En attribuant des notes aux questions, vous rendez un résultat mesurable.

Faites remplir le questionnaire de manière anonyme

Ceci permet d'obtenir un taux de réponse plus élevé et une image plus juste de la culture. Distribuez le questionnaire, par exemple par courriel ou par le biais du système de communication interne. Pour atteindre également les opérateurs de production, pensez à distribuer le questionnaire à la cantine. Créez une boîte dans laquelle les employés peuvent déposer les listes complétées.

Tenez compte des locuteurs non natifs

Rendez le questionnaire accessible à tous les employés en le proposant dans différentes langues. Pour obtenir une bonne mesure de base, il est important qu'un groupe représentatif y participe. Par conséquent, incluez tous les niveaux de l'entreprise et assurez-vous que le nombre de participants est représentatif.

Impliquez l'ensemble de la direction dans la mesure de base

Impliquez la direction dans la mesure de base pour créer un soutien suffisant. Demandez, par exemple, leur avis lors de la rédaction du questionnaire. Quels sujets est-ce que la direction trouve importants ou intéressants ? De plus, la direction remplit un tableau d'état avant que la mesure de base ne soit effectuée. Ce dernier permet de définir la culture souhaitée. Vous comparez les résultats de la mesure de base avec le tableau d'état à l'étape suivante.

2. Élaborez un plan d'amélioration 

Sur la base des résultats de la mesure de base, un plan d'amélioration pour atteindre une bonne culture de la sécurité alimentaire est établi.

Créez une stratégie claire

Comparez les résultats de la mesure de base avec le tableau d'état rempli par la direction et établissez un aperçu des différences. Sur cette base, déterminez la stratégie d'amélioration. Pour ce faire, posez, entre autres, les questions suivantes :

• Quels sont les sujets qui se démarquent ?
• Quelles préoccupations l'organisation considère-t-elle comme étant les plus importantes ?
• Qui sont les parties prenantes ?
• Et dans quels départements, par exemple, peut-on faire le plus de profit ?
• Des questions inattendues sont-elles apparues ?

Définissez des objectifs SMART

Définissez des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, acceptables, réalistes et limités dans le temps) pour le plan d'amélioration. Impliquez les départements concernés et rédigez les objectifs ensemble afin qu'ils bénéficient d'un large soutien.

Incluez ces quatre éléments dans le plan d'amélioration

Selon la GFSI (Global Food Safety Initiative), une bonne culture de la sécurité et de la qualité des aliments comprend au moins 4 éléments. Incluez au moins ces sujets dans le plan d'amélioration :

• Communication
• Formations
• Retour d'information des employés
• Mesure de la performance des activités liées à la sécurité et à la qualité des aliments

Communiquez la stratégie et les attentes

Une fois la stratégie déterminée, élaborez un plan de communication correspondant. Les attentes à l'égard des employés doivent être claires. Les outils pour cela comprennent des descriptions complètes de poste ou un tableau clair des responsabilités. Dans certains cas, il est souhaitable d'adapter la politique de l'organisation à la stratégie adoptée. La direction peut promouvoir la politique en étant suffisamment visible sur le lieu de travail et en donnant le bon exemple.

3. Commencez la phase de mise en oeuvre 

Une fois le plan d'amélioration élaboré, la phase de mise en œuvre commence. Déployez toutes les mesures d'amélioration au sein de l'organisation. Convenez d'une période définie pour cette phase, au cours de laquelle l'entreprise aura le temps d'améliorer sa culture.

Formez les employés

L'un des éléments clés d'une bonne culture de la sécurité et de la qualité alimentaires est la formation des employés. Assurez-vous de donner une attention personnelle suffisante et de déterminer les besoins en formation en concertation avec les employés. Qu'est-ce qui s'inscrit dans le parcours de développement de l'employé ? Un plan de formation spécifiquement adapté à l'employé garantit un plus grand engagement et de meilleurs résultats. Pendant les sessions de formation, partagez les anecdotes et les leçons tirées de la pratique, donnez des exemples auxquels un employé peut s'identifier.

Partagez des informations pertinentes

Pendant la phase de mise en œuvre, impliquez les employés dans les progrès faits en partageant les informations pertinentes. Il s'agit notamment des (résultats des) visites des clients, de la planification et des résultats des audits, des informations recueillies à l'issue des visites de contrôle et d'hygiène, des tendances en matière de plaintes et des résultats d'une enquête de satisfaction des clients et/ou des employés. En partageant suffisamment d'informations pertinentes, vous augmentez l'engagement des employés. Veillez également à ce que l'entreprise ne perde pas de vue ses objectifs et assurez-en le suivi avec les départements concernés.

4. Effectuez un audit de suivi

Après une période de mise en œuvre, un audit de suivi suit pour évaluer si la stratégie et le plan d'amélioration produisent les résultats escomptés. Laissez un employé ayant les compétences requises réaliser cet audit ou faites appel à un expert externe.

Demandez un retour d'information

Une partie de la phase de suivi consiste à demander un retour d'information des employés. Pensez par exemple à inclure le sujet de la culture de la sécurité alimentaire dans les évaluations de performance. Offrez aux employés la possibilité de pouvoir signaler leurs préoccupations dans un environnement sûr auprès d'un conseiller confidentiel ou de manière anonyme par le biais d'une politique de dénonciation. Les observations du comportement ou de l'exécution du processus peuvent également fournir un retour d'information.

Mesurez les résultats

Lors de l'audit de suivi, veillez à ce que les résultats soient mesurables. Répétez, par exemple, le questionnaire à partir de la mesure de base après une certaine période pour voir si et dans quels domaines le score a augmenté. Le suivi des objectifs SMART peut également contribuer à rendre les résultats mesurables. L'entreprise a-t-elle atteint le score et les objectifs souhaités ou n'a-t-elle pas tout à fait réussi ? Si ce n'est pas le cas, trouvez la cause de ce problème et traitez-la.

Appréciez et célébrez vos succès

Un audit porte souvent sur les domaines à améliorer et les éléments qui ne fonctionnent pas correctement. Mais pour une bonne culture, il est justement important d'accorder de l'attention aux points positifs. Encouragez, par exemple, un changement de comportement positif et proactif. Incluez cet élément dans le cycle. Célébrez les réussites en distribuant des gâteaux ou en envoyant une carte lorsque l'audit est réalisé. Communiquez les conséquences positives du travail ou des changements, et essayez de ne pas trop vous concentrer sur ce qui ne va pas. Cela permet de créer une culture positive et une plus grande volonté d'embrasser le changement.

5. Formulez un plan d'amélioration continue 

Après avoir suivi ce plan par étapes, votre entreprise aura pris un très bon départ dans la mise en place et l'amélioration de sa culture de la sécurité alimentaire et de la qualité. Continuez ainsi et formulez un plan d'amélioration continue pour maintenir la culture. Continuez à répéter les étapes ci-dessus, le dernier audit de suivi pouvant être considéré comme un point de départ.

Cyrilla Kormelink, senior adviseur